Loteria promocyjna – zasady organizacji, wskazówki i formalności

Z artykułu dowiesz się:

• Jaki powinien być czas trwania loterii
• Jaki powinien być budżet na loterię
• W jaki sposób losuje się nagrody
• Jak często powinny odbywać się losowania nagród
• Jakie wybrać nagrody do loterii (nagrody rzeczowe, e-nagrody, nagrody pieniężne, karty przedpłacone, czeki BLIK)
• Jakie dokumenty są potrzebne do loterii
• Jakie są opłaty za loterię
• Czy jest podatek od nagród
• Co to jest ubruttowienie nagrody

W celu zorganizowania loterii promocyjnej konieczne jest ustalenie kilku istotnych elementów oraz uzyskanie zezwolenia na przeprowadzenie loterii promocyjnej.

Czas trwania loterii

Jednym z pierwszych pytań jakie pojawiają się przy organizacji loterii jest pytanie o czas trwania promocji. Nie ma tutaj jednej słusznej odpowiedzi. Przeważnie loterie z losowaniami trwają 3 miesiące (loterie paragonowe bywają często krótsze), natomiast loterie instant-win trwają od 4 do 6 miesięcy.

Planując czas trwania loterii należy wziąć pod uwagę czas rotacji produktów i zatowarowanie sklepów w produkty promocyjne. Jeśli loteria będzie zbyt krótka (np. 2 m-ce), to może okazać się, że produkty promocyjne nie będą dostępne na czas lub będą dostępne w ograniczonej liczbie punktów sprzedaży, co może znacząco wpłynąć na efekty akcji promocyjnej. W naszej ocenie loteria powinna trwać maksymalnie 12 miesięcy.

Przykładowa realizacja G3:

VIESSMANN – LOTERIA VIESSMAN

Budżet

Na wysokość budżetu główny wpływ ma wartość nagród oraz czas trwania loterii. Dłuższe loterie wymagają większej liczby nagród, czyli odpowiednio większego budżetu.

Rodzaje losowań

Losowania mogą być

• elektroniczne – przy wykorzystaniu specjalnej maszyny losującej (certyfikowanej przez uprawnioną instytucję i zatwierdzonej przez Urząd Celny). Losowania odbywają się okresowo w konkretnych, określanych w regulaminie datach, pod nadzorem komisji losującej. Metoda ta doskonale sprawdza się przy losowaniu wielu nagród z dużej bazy zgłoszeń

• ręczne – losowanie przeprowadza wyznaczona osoba, która z urny ręcznie losuje zgłoszenia (losy w formie papierowej lub innej (np. kapsułki). Ta technika z kolei jest najczęściej stosowana przy okazji np. targów czy w centrach handlowych, gdzie istotny jest odpowiedni rozgłos i publiczne przeprowadzenie losowania w konwencji eventu

• na etapie produkcji opakowań promocyjnych lub zdrapek – wygrane są nadrukowane w sposób losowy na opakowaniach promocyjnych, zamknięciach produktów lub pod zdrapkami. Rozwiązanie to stosowane jest w przypadku loterii instant-win.

Jak często powinny się odbywać losowania nagród

Wiemy zatem jak losować, ale pozostaje pytanie jak często powinny się odbywać losowania nagród? Podobnie jak w przypadku ustalania czasu trwania loterii, nie ma tutaj jednej uniwersalnej odpowiedzi. Jest za to kilka wskazówek, dzięki którym można łatwiej dostosować ilość losowań do oczekiwań i efektów:

• wielkość budżetu – im większy budżet, tym więcej może być nagród, a co za tym idzie można sobie pozwolić na więcej losowań,

• czas trwania loterii – im dłuższa loteria, tym rzadziej odbywa się tylko jedno losowanie na koniec, wówczas warto rozważyć częstsze losowania,

• złota zasada nagradzania – należy ograniczyć do niezbędnego minimum czas pomiędzy zakupem,

• zgłoszeniem udziału a informacją o wygranej. Jeśli przyjmiemy, że idealnym rozwiązaniem jest loteria instant-win, gdzie informacja o nagrodzie jest niemal natychmiastowa, to im częściej zorganizujemy losowania, tym lepszych efektów loterii można oczekiwać,

• specyfika częstotliwości zakupu produktu – im szybciej rotujący produkt (np. napój), tym częstsze powinny być losowania; im słabiej rotujący – tym mniejsze znaczenie dla sprzedaży będą miały częste losowania.

Dlaczego częste losowania są lepsze niż rzadsze lub jedno losowanie na koniec loterii?

W przypadku częstych losowań (np. codziennych) konsument wie, że ma codziennie nową szansę na wygraną, a co za tym idzie nie poprzestanie na jednorazowym zakupie i zgłoszeniu udziału do loterii (co często ma miejsce w przypadku jednego losowania na koniec loterii). Z drugiej strony w przypadku produktów wolnorotujących, np. samochodów, codzienne losowania nie są konieczne, ponieważ nie skłonią one konsumentów do częstszych zakupów.

Nagrody

Nagrodą w loterii może być wszystko to, co ma znaną i określoną wartość. Przy określaniu wysokości gwarancji bankowej i opłaty za wydanie zezwolenia na urządzanie loterii konieczne jest określenie rynkowej wartości brutto każdej nagrody.
Oczywiście nagroda musi być atrakcyjna dla grupy docelowej, bo przecież to ona jest największym magnesem, dzięki któremu loteria ma zadziałać i mieć istotny wpływ na sprzedaż. Dobrą zasadą jest uwzględnienie realiów logistycznych – w sytuacji dużej liczby atrakcyjnych nagród, ich wysyłka może być droższa niż sama nagroda i pochłonąć większą część budżetu przeznaczonego na loterię.

Rodzaje nagród

• Nagrody rzeczowe – samochody, wycieczki, sprzęt RTV AGD, inne

• E-nagrody – vouchery, kupony zniżkowe o określonej wartości

• Nagrody pieniężne – jedną z uniwersalnych i zawsze atrakcyjnych nagród jest gotówka (w loteriach nagroda ta określa jest często jako pensja do wygrania).

• Gdy poszukujemy alternatywy dla nagrody w formie gotówki, to z pomocą przychodzą dwa rozwiązania:

• • Karty przedpłacone – elegancka forma nagrody gotówkowej, w pełni spersonalizowany wizerunek karty, możliwość wypłaty z bankomatu lub płatności w dowolnym sklepie, a dodatkowo pakiet dodatkowych zniżek np. do kina

• • Czeki BLIK – pozwalają na wypłatę nagrody np. 50 zł z bankomatu. BLIK jest obecnie dosyć popularną metodą płatności w Polsce i trudno o lepszą formę nagrody zwłaszcza dla młodzieży oraz młodych osób.

Formalności

Wiemy już jaki rodzaj promocji chcemy zorganizować, ile czasu ma trwać loteria, jak często będziemy losować nagrody i co nimi będzie. Pozostaje tylko pytanie: jak się zabrać za formalności?
Cóż, loteria promocyjna to dosyć sformalizowana forma promocji. Wymaga zebrania wielu dokumentów i zgłoszenia ich do Izby Administracji Skarbowej (w skrócie IAS) celem otrzymania zezwolenia na urządzanie loterii promocyjnej. Wniosek wraz dokumentami należy złożyć 2 miesiące (60 dni) przed planowanym terminem rozpoczęcia loterii.

Aby mieć pewność, że wszystkie dokumenty zostaną poprawnie i terminowo zgłoszone do odpowiedniego urzędu, organizację loterii najlepiej powierzyć wyspecjalizowanemu podmiotowi (np. G3 Group). Wówczas to my zajmiemy się kompletowaniem wszystkich niezbędnych dokumentów i dalszym procesowaniem ich w IAS oraz odpowiednimi zgłoszeniami dokumentów do pozostałych urzędów.

Lista dokumentów niezbędnych do otrzymania zezwolenia na urządzanie loterii promocyjnej:

• regulamin loterii promocyjnej

• wniosek o wydanie zezwolenia na urządzenie loterii promocyjnej

• gwarancja bankowa (gwarancję wystawia Bank na kwotę równą wartości brutto wszystkich nagród i na czas trwania loterii (wraz z okresem reklamacyjnym oraz 6-miesiecznym okresem wymagalności sądowej)

• zaświadczenia (zaświadczenie o niezaleganiu z ZUS, zaświadczenie o niezaleganiu w podatkach z US, zaświadczenie o niezaleganiu w należnościach celnych)

• dokument potwierdzający legalność źródeł pochodzenia środków finansowych przeznaczonych na organizację loterii

Wszystkie dokumenty dołączane do wniosku muszą być przedłożone w formie oryginałów lub kopii poświadczonych za zgodność z oryginałem przez notariusza, adwokata lub radcę prawnego (podstawa prawna: Ustawa o grach hazardowych z dnia 19 listopada 2009 r.)

Podatki i opłaty

Jeśli chodzi o opłaty, to przy organizacji loterii promocyjnej należy liczyć się z różnymi rodzajami opłat.

Opłaty związane z loterią promocyjną:

• opłata bankowa za udzielenie gwarancji bankowej – każdy bank ustala ją indywidualnie i na ogół składa się z części stałej za rozpatrzenie wniosku i części zmiennej określonej jako % od wartości nagród oraz czas trwania gwarancji,

• opłata za wydanie zezwolenia na organizację loterii promocyjnej – zezwolenie na organizację loterii promocyjnej wydawane jest przez IAS, a opłata wynosi 10% wartości brutto nagród (przy czym nie może być to kwota mniejsza niż 50% kwoty bazowej (kwota bazowa jest zmienna, co roku inna). Opłaty za zezwolenie należy dokonać niezwłocznie po podpisaniu zezwolenia przez IAS, dopiero wówczas urząd może dokonać formalnego wydania zezwolenia,

• podatek od nagród w loterii (PIT 8A) – dotyczy tylko tych nagród, których jednostkowa wartość wynosi ponad 2280 zł brutto i wynosi on 10%.

Ubruttowienie nagrody w loterii

Podatek od nagrody w loterii powinien wpłacić organizatorowi laureat zanim otrzyma nagrodę. W praktyce jednak rzadko stosuje się takie rozwiązanie jako dosyć kłopotliwe w organizacji. Zastępuje się je tzw. ubruttowieniem nagrody – wówczas podatek dolicza się do nagrody, co skutkuje tym, że laureat otrzymuje nagrodę pomniejszoną o kwotę doliczoną, a kwotę doliczoną organizator odprowadza w formie podatku do stosownego urzędu.

Więcej o rodzajach loterii promocyjnych dowiesz się z artykułu Loterie promocyjne – rodzaje.